🧠 GPT 활용하여 내 업무 반으로 줄이기_업무 리스트/회의록/성과 분석

 

GPT 등 다양한 AI 툴을 활용하여 내 업무를 반으로 줄이는 아이디어가 계속 나오고 있는 가운데,

최근 몇 달간 GPT 사용에 대한 직장인의 패턴을 살펴보면, 흥미로운 변화가 포착되고 있습니다.

 

단순히 문장을 예쁘게 써주는 보조자에서 벗어나, 반복적인 업무의 흐름을 구조화하고 실행하게 만드는 ‘실무 자동화 도구’로 활용되고 있는 사례가 증가하고 있습니다.

 

특히, 실무에서 많이 언급되는 업무 항목들은 크게 세 가지 범주로 나뉩니다.

 

바로, 주간 업무 리스트 작성, 회의록 정리, 성과 데이터 분석과 예산 제안입니다.

 

이 세 가지는 각각 다르지만 공통점이 있습니다.

바로 ‘반복적이고’, ‘사람이 놓치기 쉽고’, ‘구조화가 핵심’이라는 점입니다.

 

GPT는 이러한 업무에서 진가를 발휘합니다. 단순히 명령을 전달하는 방식이 아니라, 미리 잘 설계된 프롬프트를 통해 업무 흐름 자체를 자동화하는 방식으로 접근하는 것이 중요합니다.

 

이번에는 이 세 가지 업무를 중심으로, GPT를 어떻게 활용하면 더 생산적이고 체계적으로 실무에 기여할 수 있는지를 실제 프롬프트 예시와 함께 구체적으로 안내드리겠습니다.

실무를 바꾸는 GPT 자동화 프롬프트 3가지

① 주간 업무 리스트 자동화: “월요일 아침, 업무 정리는 GPT가 대신합니다.”

많은 직장인 분들이 매주 월요일마다 새로운 업무 리스트를 작성하시느라 시간을 쉽사리 소모됩니다. 

이러한 업무 리스트 관리는 나뿐만 아니라, 주변 동료와도 업무를 공유해야 하기 때문에 반드시 필요한 일이지만, 대부분 비슷한 패턴을 반복하게 되며, 중요한 업무를 빠뜨리거나 마감일을 놓치는 경우도 생기기 쉽죠.

이때 GPT를 활용하면, 이전에 입력해 둔 업무 리스트 구조를 바탕으로 각 담당자별, 마감일 기준으로 업무를 자동 정리하고, 심지어 슬랙이나 노션과 연동하여 알림 설정까지 할 수 있게 됩니다.

 

💡 프롬프트 작성 전 준비사항:

 -팀별 담당자와 업무 항목 리스트 각 업무의 마감일 및 상태 (예정/진행 중/완료)

 -알림이 필요한 시점 기준 (예: 마감 2일 전)

 

📌 프롬프트(한글/영문):

<한글> 이번 주 팀별 업무 리스트를 마감일 기준으로 정리해 주세요. 각 항목은 아래와 같은 형식으로 정리해 주세요. - 업무명 / 담당자 / 마감일 / 진행상태 / 알림 필요 시점  <영문> Please organize this week's tasks by team and deadline. Use the following format: Task / Person in Charge / Due Date / Current Status / Alert Timing

 

📝 예시 출력:

팀	업무	담당자명	마감일	상태알림	시점
마케팅팀	캠페인 기획안 제출	김수연	6월 12일	진행 중	6월 10일
영업팀	거래처 제안서 보완	이성훈	6월 14일	예정	6월 12일

 

② 실행 중심 회의록 정리: “회의는 끝이 아니라, 실행의 시작이어야 합니다.”

많은 회의가 끝나고 나면 ‘기억’은 남지만, ‘결정사항’은 빠지기 마련입니다.

누가 어떤 업무를 언제까지 맡기로 했는지 명확하지 않아 실행이 흐지부지되는 경우가 많습니다.

GPT는 회의록을 단순 정리용이 아닌, 실행 중심 보고서로 정리할 수 있도록 도와줍니다.

 

💡 프롬프트 작성 전 준비사항:

회의 참석자 및 부서별 역할 회의 목적과 이슈 회의 발언 내용 (텍스트 or 녹취 전사)

 

📌 프롬프트(한글/영문): 

다음 회의 발언 내용을 바탕으로 실행 중심 회의록을 작성해 주세요.   각 부서의 논의 요점, 결정된 업무 항목, 담당자 및 마감일을 포함하고,   회의 전체 요약과 배포용 이메일까지 함께 작성해 주세요. Based on the following meeting transcript, create an action-focused summary.   List key decisions by department, responsible person, and due date.   Also draft an email version to share the minutes.

 

📝 예시 상황:
회의 주제: 홈플러스 위기 대응 TF
참석 부서: 마케팅, 영업, 홍보, 재무

 

📝 회의록 정리 예시:

• 마케팅팀: 신뢰 회복 캠페인 기획 (김수연, 6월 14일까지)
• 홍보팀: 기자 간담회 준비 및 보도자료 작성 (박지혜, 6월 15일)
• 영업팀: 주요 대리점 설득 자료 준비 (이성훈, 6월 13일)
• 재무팀: 손익 분석 보고서 작성 (조송현, 6월 16일)

📧 이메일 예시:

제목: [회의록] 6/10 홈플러스 위기 대응 TF 회의 안녕하세요.   아래는 회의 요약과 결정사항입니다.   각 부서에서는 해당 일정에 맞춰 실행 부탁드립니다. - 마케팅: 브랜드 회복 캠페인 - 6/14까지   - 홍보: 언론 커뮤니케이션 - 6/15까지   - 재무: 손익 보고서 - 6/16까지 감사합니다.

③ 광고 성과 데이터 요약 및 예산 제안 자동화: “GPT야, 이 데이터를 요약하고 다음 예산안 추천해 줘.”

 

광고 데이터를 정리하는 데 시간이 많이 소요되지만,
결국 필요한 것은 ‘무엇이 문제였는가’와 ‘다음에 어떻게 할 것인가’에 대한 정리입니다.

GPT는 이 데이터를 받아들이고, 성과 요약 → 이슈 분석 → 예산 시나리오 제안까지
자동화된 방식으로 제시할 수 있습니다.

 

💡 프롬프트 작성 전 준비사항:

• 전월 광고 데이터: 지출, 노출, 클릭률, 전환율, ROAS
• 비교 기준: 목표 ROAS, 업종 평균
• 예산안 시나리오 기준: 보수형/일반형/공격형

📌 프롬프트(한글/영문):

다음 광고 데이터를 기반으로 성과 요약과 분석을 해주세요.   주요 지표를 정리하고, 문제점 분석 후 다음 달 예산안을 보수형/일반형/공격형으로 제시해 주세요. Analyze the following ad data and summarize key performance.   Identify potential issues and propose next month’s budget in three options: conservative, normal, aggressive.

 

📝 예시 출력:

• ROAS: 3.1 (목표 4.5)
• 문제 요인: CTA 클릭률 저조, 타깃 설정 부정확
• 예산 제안:
  • 보수형: 리마케팅 강화 (800만 원)
  • 일반형: 콘텐츠 리뉴얼 포함 (1,200만 원)
  • 공격형: 숏폼/인플루언서 확대 (1,500만 원)

 

 

결론: GPT는 ‘명령’이 아니라 ‘설계’로 활용해야 합니다

GPT를 활용할 때 가장 중요한 점은, ‘어떻게 시키느냐’가 아니라 ‘무엇을 설계하느냐’에 달려 있습니다.

단순히 말로 요청하는 것을 넘어서, 업무의 구조와 흐름 자체를 GPT 안에 설계하는 방식으로 접근하신다면 GPT는 단순 보조 도구가 아닌, ‘반복 업무를 대신해 주는 자동화 파트너’가 되어줄 것입니다.

 

이번 에세이에서 소개한 세 가지 자동화 예시는 그 출발점입니다.

이후에는 CRM 보고서 자동화, 고객 불만 응대 메일 자동 생성, 기획서 목차 자동 작성 등으로 무한 확장될 수 있습니다.

 

GPT는 이미 준비가 되었습니다.

이제 여러분의 놀라운 비서가 당신의 업무를 지원해 줄 수 것입니다.